WhatsApp Business met meerdere gebruikers in je sportschool

In de gratis app: één telefoon en nog vier schermen. Meta zegt het precies: "je kunt maximaal vier gekoppelde apparaten en één telefoon tegelijk gebruiken" (vertaald uit het Engels). WhatsApp Web, de desktop-app en een tweede telefoon tellen allemaal als gekoppeld apparaat.

De telefoon op de balie, een laptop met WhatsApp Web en een tablet in de zaal kunnen dus allemaal dezelfde chats tonen, en meerdere medewerkers kunnen tegelijk antwoorden.

Gekoppelde apparaten blijven werken als de hoofdtelefoon offline is, maar ze worden uitgelogd als die telefoon langer dan 14 dagen niet wordt gebruikt. Een gekoppeld apparaat dat niemand gebruikt, wordt na 30 dagen losgekoppeld.

Dat is meestal de reden dat gekoppelde apparaten steeds uitloggen. De hoofdtelefoon heeft een eigenaar nodig en kan niet in een la blijven liggen.

Multi-agent is de betaalde functie van Meta in de app. Je kunt er chats mee toewijzen en je ziet welk apparaat of welke medewerker een bericht stuurde. Je hebt er een Meta Verified- of Meta One-abonnement voor nodig, en de niveaus van Meta Verified koppelen 4, 6, 8 of 10 apparaten. Volgens Meta is de functie mogelijk nog niet voor je beschikbaar.

Een gedeelde inbox draait op het WhatsApp Business-platform, dat Meta heeft gebouwd zodat bedrijven "op schaal met klanten kunnen communiceren" (vertaald uit het Engels). Een sportschool zonder ontwikkelaars gebruikt het via de software van een partner. Gebruikers, wie welke chat beantwoordt, en regels voor overdracht komen uit die software, niet van Meta.

De grens van de gratis app waar een sportschoolteam last van heeft, is niet het aantal van vier apparaten. Het is dat niemand kan zien wie welke chat beantwoordt.

De meeste adviezen maken er een kwestie van apparaten tellen van: vier, of tien als je betaalt. Maar in de gratis app legt niets vast wie antwoordde, en niets geeft een chat door van de ochtenddienst aan de avonddienst. Meer apparaten, betaald of niet, voorkomen geen dubbele antwoorden.

• Dubbele antwoorden. Twee medewerkers antwoorden Lisa binnen een minuut, met twee verschillende prijzen.
• De lead uit het weekend. Iedereen ziet het bericht van zaterdag, iedereen denkt dat een ander al heeft geantwoord, en tot maandag reageert niemand.
• De dienstwissel. De avonddienst kan niet zien wat de ochtenddienst heeft beloofd, of aan wie.
• Elk scherm ziet alles. Een bericht van een lid over een blessure of een betaling staat op elk gekoppeld apparaat, ook op de tablet van de trainers.
• Het nummer op een privételefoon. Is de hoofdtelefoon van een medewerker zelf, dan vertrekken het nummer van de sportschool en de chatgeschiedenis samen met die medewerker.

Labels, snelle antwoorden en het afwezigheidsbericht helpen, maar ze horen bij het hele account, niet bij een persoon of een dienst. Een label per medewerker laat zien wie van plan was te antwoorden, niet wie het echt deed.

Hier bewijst een inbox op je eigen nummer zijn nut. De AI-agent van Regymo beantwoordt routinevragen op het WhatsApp-nummer van je sportschool en geeft een chat door aan je team volgens de regels van je sportschool. Bij elke chat zie je of de AI antwoordt of dat de chat op het team wacht.

In het algemeen maakt software voor een gedeelde inbox van één overvolle telefoon een echte balie: elke chat heeft een zichtbare status, en een open chat kun je aan het eind van een dienst doorgeven in plaats van hem in de lijst te laten hangen.

Onze inbox doet dat op het nummer dat je leden al gebruiken.

• Eén inbox voor het team, voor WhatsApp en e-mail. De eigenaar nodigt medewerkers uit via e-mail, meerdere mensen kunnen tegelijk ingelogd zijn, en een antwoord verschijnt meteen bij elke collega, zodat de volgende ziet dat de chat al beantwoord is.
• Elke chat ligt bij de AI of bij het team. De status zegt "AI antwoordt" of "wacht op het team", zodat een lead van zaterdag die op een mens wacht op maandag meteen opvalt.
• De AI geeft over volgens vaste regels. Hij geeft een chat aan het team als een lid naar een mens vraagt, bij vragen over betalingen, een klacht, alles wat medisch is, of een regel die je sportschool zelf instelt. Antwoordt een medewerker, dan neemt die de chat over, en met één knop gaat hij terug naar de AI.
• Het 24-uursvenster is zichtbaar. De inbox laat zien hoeveel tijd je nog hebt om vrij te antwoorden. Daarna sturen medewerkers een goedgekeurde template.

Sturen je medewerkers liever zelf elk bericht, met antwoorden die de AI voorstelt? Lees dan AI-agent of AI-assistent. Hoe de balie en de AI het werk verdelen, lees je in AI-receptionist of baliemedewerker.

• Eén dienst, tot ongeveer drie mensen, één vestiging: blijf op de gratis app, met huisregels.
• Een klein team dat in de app wil blijven: kijk of multi-agent op je account beschikbaar is.
• Meer dan drie mensen, twee diensten of meerdere vestigingen: stap over op een gedeelde inbox.
• Een gedeelde inbox, met de app nog op je telefoon: zet de inbox op hetzelfde nummer en houd de app. In WhatsApp Business-app of API staat wat er in de app verandert.

Heeft je team een lid ooit twee keer geantwoord, of helemaal niet? Dan ben je die grens al voorbij.

• Eén persoon is eigenaar van de hoofdtelefoon en opent hem minstens om de paar dagen.
• Het nummer staat op een telefoon van de sportschool, niet op de privételefoon van een medewerker.
• Eén persoon beantwoordt nieuwe leads in elke dienst.
• Draag schriftelijk over bij de dienstwissel: welke chats nog openstaan en wat er is beloofd.
• Bepaal wat trainers zien voordat je hun apparaten koppelt, want elk apparaat ziet elke chat.