WhatsApp Business con varios usuarios en tu gimnasio

En la app gratuita, un móvil y cuatro pantallas más. Meta lo dice textualmente: «puedes usar hasta cuatro dispositivos vinculados y un teléfono a la vez» (traducido del inglés). WhatsApp Web, la app de escritorio y un segundo móvil cuentan todos como dispositivos vinculados.

Así, el móvil de recepción, un portátil con WhatsApp Web y una tableta en la sala pueden mostrar los mismos chats, y varias personas pueden responder a la vez.

Los dispositivos vinculados siguen funcionando cuando el móvil principal no tiene conexión, pero se cierra su sesión si ese móvil pasa más de 14 días sin usarse. Un dispositivo vinculado que nadie usa se desconecta a los 30 días.

Ese suele ser el motivo de que los dispositivos vinculados se desconecten una y otra vez. El móvil principal necesita a alguien que se ocupe de él; no puede quedarse en un cajón.

Multiagente es la función de pago de Meta dentro de la app. Permite asignar chats y muestra qué dispositivo o agente envió cada mensaje. Necesita un plan Meta Verified o Meta One, y los niveles de Meta Verified vinculan 4, 6, 8 o 10 dispositivos. Meta avisa de que puede que la función todavía no esté disponible para ti.

Una bandeja de entrada compartida funciona sobre la Plataforma de WhatsApp Business, que Meta creó para que las empresas puedan «comunicarse con sus clientes a gran escala» (traducido del inglés). Un gimnasio sin desarrolladores la usa a través del software de un proveedor. Las licencias, quién responde cada chat y las reglas de traspaso las pone ese software, no Meta.

El límite de la app gratuita que de verdad le duele a un equipo de gimnasio no son los cuatro dispositivos. Es que nadie ve quién está respondiendo cada chat.

Casi todo lo que se lee sobre WhatsApp Business con múltiples usuarios lo plantea como una cuestión de cuántos dispositivos: cuatro, o diez si pagas. Pero en la app gratuita nada registra quién respondió ni pasa un chat del turno de mañana al de tarde. Más dispositivos, de pago o no, no evitan las respuestas dobles.

• Respuestas dobles. Dos personas del equipo responden a Lisa en el mismo minuto, con dos precios distintos.
• El interesado del fin de semana. Todos ven el mensaje del sábado, todos suponen que ya ha respondido otro y nadie contesta hasta el lunes.
• El cambio de turno. El turno de tarde no sabe qué se prometió por la mañana, ni a quién.
• Todas las pantallas lo ven todo. El mensaje de un socio sobre una lesión o un pago aparece en todos los dispositivos vinculados, también en la tableta de los entrenadores.
• El número en un móvil personal. Si el móvil principal es de alguien del equipo, el número del gimnasio y su historial se van con esa persona.

Las etiquetas, las respuestas rápidas y el mensaje de ausencia ayudan, pero son de toda la cuenta, no de una persona ni de un turno. Una etiqueta por persona muestra quién pensaba responder, no quién lo hizo.

Aquí es donde una bandeja de entrada en tu propio número se gana su sitio. El agente de IA de Regymo responde las preguntas de siempre en el número de WhatsApp de tu gimnasio y pasa el chat a tu equipo según las reglas de tu gimnasio. Cada chat muestra si está respondiendo la IA o si espera al equipo.

En general, el software de bandeja de entrada compartida convierte un móvil saturado en un puesto de recepción: cada chat tiene un estado visible y un chat abierto se puede pasar a otra persona al acabar el turno, en lugar de quedarse perdido en la lista.

Nuestra bandeja de entrada lo hace en el número que tus socios ya usan.

• Una bandeja de entrada para el equipo, para WhatsApp y correo electrónico. El propietario invita al equipo por correo, varias personas pueden tener la sesión abierta a la vez y cada respuesta aparece en directo para todos los compañeros, así que el siguiente ve que el chat ya está respondido.
• Cada chat está con la IA o con el equipo. El estado indica «Lo lleva el asistente» o «Esperando a tu equipo: el asistente está en pausa», así que el lunes salta a la vista el interesado del sábado que espera a una persona.
• La IA pasa el chat según reglas. Pasa un chat al equipo cuando un socio pide hablar con una persona, cuando hay un tema de facturación, una queja o algo médico, o cuando lo dice una regla que fija tu gimnasio. Si alguien del equipo responde, se queda con el chat, y un botón se lo devuelve a la IA.
• La ventana de 24 horas está a la vista. La bandeja muestra el tiempo que queda para responder libremente; pasado ese plazo, el equipo envía una plantilla aprobada.

Si tu equipo prefiere enviar cada mensaje con la IA proponiendo respuestas, lee Agente de IA o asistente de IA; para ver cómo se reparten el trabajo la recepción y la IA, consulta Recepcionista IA vs recepción.

• Un turno, hasta unas tres personas, una sede: sigue con la app gratuita y unas normas internas.
• Un equipo pequeño que quiere seguir en la app: comprueba si tu cuenta tiene disponible la función multiagente.
• Más de tres personas, dos turnos o varias sedes: pasa a una bandeja de entrada compartida.
• Una bandeja de entrada compartida, con la app todavía en tu móvil: añade la bandeja al mismo número y conserva la app. La guía WhatsApp Business API o app explica qué cambia en la app.

Si tu equipo ha respondido alguna vez dos veces a un socio, o no le ha respondido, ya has pasado el límite.

• Una persona se ocupa del móvil principal y lo abre al menos cada pocos días.
• El número está en un móvil del gimnasio, no en el móvil personal de alguien del equipo.
• Una sola persona responde a los nuevos interesados en cada turno.
• Traspaso por escrito en cada cambio de turno: qué chats están abiertos y qué se ha prometido.
• Decide qué ven los entrenadores antes de vincular sus dispositivos, porque todos los dispositivos ven todos los chats.