Anna Sheronova
Het korte antwoord
Wat je daarna stuurt, lees je in de berichten na het eerste antwoord.
Het is zondag, 21:04. Lisa Jansen wil gaan sporten. Ze stuurt drie sportscholen dezelfde WhatsApp: “Hoi, hebben jullie deze week een beginnersles?”
Om 21:05 antwoordt er één met een les, een tijd en een vraag terug. Bij de andere twee staan nog twee grijze vinkjes. Als die maandagochtend antwoorden, is Lisa al in gesprek met de eerste. De tijd tussen een binnenkomende aanvraag en je eerste antwoord is je reactietijd op leads.
Hoe snel moet een sportschool reageren op een aanvraag?
Ben je open, reageer dan binnen een paar minuten. Een paar minuten is wat iemand achter de balie tussen twee taken door redt.
De lat ligt laag. In tests die een softwarebedrijf voor sportscholen in 2024 in het Verenigd Koninkrijk, Noord-Amerika en Australië uitvoerde, deden sportscholen er gemiddeld ongeveer acht uur over om een aanvraag per e-mail te beantwoorden, en ongeveer vier op de tien kregen helemaal geen antwoord.
Op WhatsApp kost het een paar seconden om een tweede sportschool een bericht te sturen, dus het eerste bruikbare antwoord wint meestal het gesprek.
Niemand verwacht dat je vanuit bed antwoordt. Antwoord je vooral 's avonds traag, dan staan de manieren om de avond op te vangen naast elkaar.
Binnen minuten, of bij openingHoe meet je je eigen reactietijd?
Meet je laatste 20 aanvragen aan de hand van je eigen berichten en belgeschiedenis, met open en gesloten uren apart. Het kost je een avond.
- Scrol terug naar je laatste 20 aanvragen op elk kanaal, telefoontjes en proeflesaanmeldingen meegeteld.
- Noteer wanneer elke aanvraag binnenkwam (het eerste bericht, als iemand er een paar stuurde) en wanneer het eerste antwoord uitging dat er echt op inging.
- Reken voor elke aanvraag de minuten uit.
- Verdeel ze over open uren en gesloten uren.
- Neem van elke groep de middelste waarde, zodat één traag weekend het beeld niet scheeftrekt.
- Doe het volgende maand opnieuw.
Tel de aanvragen die niemand beantwoordde apart, want die hebben geen reactietijd om te meten.
De twee getallen wijzen naar verschillende oplossingen. Traag terwijl je open bent, betekent meestal dat niemand tussen de lessen verantwoordelijk is voor de telefoon. Geef de WhatsApp en de telefoon van je sportschool per dienst aan één vaste persoon. Traag terwijl je dicht bent, betekent dat het eerste antwoord wacht tot je opengaat, en dat antwoord kan voor je verstuurd worden.
Je laatste 20 aanvragenHoe gaat het eerste antwoord direct uit?
Laat het eerste antwoord vanzelf uitgaan, en laat het iets zeggen. Antwoordt er in je sportschool al iemand binnen een paar minuten terwijl je open bent, houd dat dan zo. Voor de minuten die niemand kan opvangen:
- Een formulier op je website: een automatisch eerste bericht zodra het binnenkomt.
- Een telefoontje: een AI die opneemt terwijl jij lesgeeft, meteen zegt dat het geen mens is, en tijdens het gesprek een boekingslink via WhatsApp kan sturen.
- Een chat op WhatsApp of je website: een AI-agent die hem beantwoordt. Zonder die agent helpt een vaste begroeting met je rooster of boekingslink erin ook al verder, en de gratis WhatsApp Business-app stuurt er een naar iedereen die voor het eerst schrijft.
Het antwoord op een formulier kan via WhatsApp uitgaan, zolang het formulier een regel heeft waarin mensen ermee instemmen daar berichten van je sportschool te krijgen.
De AI-agent voor sportscholen van Regymo beantwoordt een aanvraag via WhatsApp of de chat op je website binnen een minuut nadat iemand is uitgetypt, vanuit de eigen informatie van je sportschool. Hij beslist wat hij zelf kan beantwoorden en geeft de chat aan je team als er een mens nodig is. Afhankelijk van welke tools aan hem gekoppeld zijn, kan hij ook een proefles voor die lead boeken.
Een direct antwoord dat fout is, is erger dan een traag antwoord, dus test een AI-agent eerst met echte vragen voordat leads hem zien.
Vraag wat leads als eerste vragen
Stuur de vraag die je leads het vaakst stellen en kijk wat er terugkomt.
Wat kost een abonnement en kan ik eerst een proefles doen?Test het
Vragen die mensen ook stellen
Is een direct automatisch antwoord plus een persoonlijk antwoord binnen een dag goed genoeg?
Ja, als het automatische antwoord de vraag al beantwoordde of een volgende stap bood, zoals een link om te boeken. Zei het alleen dat je contact opneemt, dan is een dag te lang voor een lead die meerdere sportscholen een bericht stuurde.
Wat als een lead een bericht stuurt terwijl ik lesgeef?
Maak de les af en laat een automatisch eerste antwoord zonder jou uitgaan. Lees de chat tussen twee lessen door en ga daar zelf mee verder.
