Anna Sheronova
La respuesta corta
Qué enviar después está en los mensajes que siguen a la primera respuesta.
Es domingo, 21:04. Lisa García quiere empezar a entrenar. Manda el mismo WhatsApp a tres gimnasios: «Hola, ¿tenéis alguna clase de iniciación esta semana?».
A las 21:05 uno de ellos contesta con una clase, una hora y una pregunta de vuelta. Los otros dos siguen con los dos tics grises. Cuando responden el lunes por la mañana, Lisa ya está hablando con el primero. El tiempo que pasa entre que llega una consulta y sale tu primera respuesta es tu tiempo de respuesta.
¿Cuánto debe tardar un gimnasio en responder a una consulta?
Mientras estás abierto, responde en pocos minutos. Pocos minutos es lo que puede tardar una persona de turno entre dos tareas.
El listón está bajo. En pruebas que hizo en 2024 una empresa de software para gimnasios, los gimnasios tardaron de media unas ocho horas en contestar una consulta por correo, y cerca de cuatro de cada diez no recibieron respuesta.
En WhatsApp, escribir a un segundo gimnasio cuesta unos segundos, así que la primera respuesta útil suele quedarse con la conversación.
Nadie espera que contestes desde la cama. Si tus respuestas lentas son sobre todo de noche, las formas de cubrir la tarde están comparadas una al lado de otra.
Minutos, o al abrir¿Cómo mides tu propio tiempo de respuesta?
Cronometra tus 20 últimas consultas con tus propios mensajes y tu registro de llamadas, separando las horas en que estás abierto y cerrado. Te lleva una tarde.
- Vuelve atrás hasta tus 20 últimas consultas en todos los canales, llamadas y altas para clase de prueba incluidas.
- Apunta cuándo llegó cada una (su primer mensaje, si mandó varios) y cuándo salió la primera respuesta que la contestaba.
- Calcula los minutos de cada una.
- Sepáralas entre horario de apertura y fuera de horario.
- Toma el valor central de cada grupo, para que un fin de semana lento no lo desvirtúe.
- Repítelo el mes que viene.
Cuenta aparte las consultas que nadie contestó, porque no tienen tiempo de respuesta que medir.
Los dos números apuntan a arreglos distintos. Lento con el gimnasio abierto suele querer decir que nadie se encarga del teléfono entre clase y clase. Asigna el WhatsApp y el teléfono del gimnasio a una persona concreta por turno. Lento con el gimnasio cerrado quiere decir que la primera respuesta espera hasta que abres, y esa respuesta puede salir sola.
Tus 20 últimas consultas¿Cómo consigues que la primera respuesta sea inmediata?
Deja que la primera respuesta salga sola, y que diga algo. Si en tu gimnasio alguien ya contesta en pocos minutos mientras estás abierto, mantenlo así. Para los minutos que nadie puede cubrir:
- Un formulario en tu web: un primer mensaje automático en cuanto llega.
- Una llamada: una IA que coge el teléfono mientras das clase, dice desde el principio que no es una persona y puede enviar un enlace de reserva por WhatsApp durante la llamada.
- Un chat en WhatsApp o en tu web: un agente de IA que lo conteste. Sin él, un saludo fijo con tu horario o tu enlace de reserva ya hace avanzar las cosas, y la app gratuita WhatsApp Business envía uno a quien escribe por primera vez.
La respuesta a un formulario puede salir por WhatsApp, siempre que el formulario tenga una línea en la que la gente acepte recibir mensajes de tu gimnasio por ahí.
El agente de IA para gimnasios de Regymo contesta una consulta por WhatsApp o por el chat de la web en menos de un minuto, en cuanto la persona deja de escribir, con la información de tu propio gimnasio. Decide qué puede contestar él y pasa el chat a tu equipo cuando hace falta una persona. Según qué herramientas tenga conectadas, también puede reservarle una clase de prueba.
Una respuesta inmediata pero equivocada es peor que una lenta, así que pon a prueba un agente de IA con diez comprobaciones antes de que lo vean tus posibles clientes.
Pregúntale lo primero que preguntan
Envíale la pregunta que más te hacen los posibles clientes y mira qué responde.
¿Cuánto cuesta la cuota y puedo probar una clase antes?Pruébalo
Otras preguntas habituales
¿Basta con una respuesta automática al instante y una personal en menos de un día?
Sí, si la respuesta automática ya contestó la pregunta u ofreció un siguiente paso, como un enlace para reservar. Si solo decía que te pondrías en contacto, un día es demasiado para alguien que escribió a varios gimnasios.
¿Y si un posible cliente escribe mientras estoy dando clase?
Termina la sesión y deja que salga sin ti una primera respuesta automática. Lee el chat entre clases y sigue tú desde ahí.
