Anna Sheronova
In het kort
Aanvragen voor je sportschool na sluitingstijd vang je op door zelf te antwoorden of met een rooster, een afwezigheidsbericht, een antwoordservice, een AI-agent of een snel antwoord zodra je opengaat; kies op hoeveel er binnenkomen, via welk kanaal, en of ze een mens nodig hebben.
- Wat elke optie kost: Elke optie kost avonden, een maandbedrag, of leads die elders eerder antwoord kregen.
- Wat geen enkele optie mag: Geen enkele optie mag mensen laten raden wanneer je antwoordt.
- Zo kies je: Tel eerst een week aan berichten en telefoontjes buiten openingstijden.
Het is 22:47 en je zit op de bank met de telefoon van de sportschool. Tom Bakker vroeg op WhatsApp of hij zijn abonnement in december kan pauzeren. Lisa Jansen belde om 21:30 de sportschool over een proefles, en de telefoon ging over bij een lege balie. Morgen om 06:10 opent Noor de Wit de chat op je website om te vragen hoe laat je zondag opengaat.
Ongeveer een op de drie aanvragen komt buiten kantoortijd binnen, 's avonds, 's nachts of in het weekend, als je afgaat op de tellingen die softwarebedrijven publiceren over allerlei soorten bedrijven, waarvan weinig sportscholen. Staat er bij jou 's avonds of in het weekend iemand achter de balie, dan komt er waarschijnlijk een kleiner deel binnen terwijl je dicht bent.
Optie 1: Jij of je team antwoordt, vanuit huis of volgens een rooster
Vangt op: Alles, door iemand die je sportschool kent, Toms pauze ook. Sommige eigenaren schakelen het nummer van de sportschool na sluitingstijd door naar hun eigen mobiel; met een rooster gaat de telefoon van de sportschool mee naar huis met wie die avond dienst heeft.
Kost je: Je avonden, en een verwachting die je onbedoeld schept: antwoord je een paar keer om 21:00, dan gaan mensen 21:00 normaal vinden. Een rooster kost loon, en het is werk om het met je medewerkers af te spreken.
Kan niet: Doorgaan als die persoon ziek of weg is. Het houdt stand zolang de aantallen klein zijn en iemand het wil doen.
Optie 2: Een afwezigheidsbericht, of een formulier dat gegevens opneemt
Een afwezigheidsbericht vertelt mensen dat je dicht bent en wanneer je antwoordt; een formulier neemt hun naam en nummer op zodat je ze terug kunt bellen of schrijven.
Vangt op: WhatsApp, via het afwezigheidsbericht van de gratis WhatsApp Business-app, dat je één keer schrijft en laat uitgaan buiten de uren die jij kiest. Komen de meeste avondberichten via WhatsApp binnen, lees dan wat de gratis app zelf doet, en waarvoor je het Business-platform nodig hebt.
Instagram, Messenger en e-mail hebben hun eigen afwezigheidsbericht of automatisch antwoord, en een formulier op je website neemt op elk uur een naam en nummer op. Aan de telefoon kan een ingesproken bericht je openingstijden noemen en een voicemail opnemen.
Kost je: Geen extra geld. Net als wachten tot de ochtend kan het je nog steeds de mensen kosten die vanavond een antwoord wilden.
Kan niet: De vraag beantwoorden. Zet een link naar je rooster of online proeflesboeking in het bericht, zodat iemand die al weet wat hij wil zelf een proefles kan boeken. De app stuurt het afwezigheidsbericht vanaf je telefoon, dus het gaat alleen uit zolang die telefoon online is.
Optie 3: Een antwoordservice voor telefoontjes
Vangt op: Telefoontjes. Lisa krijgt om 21:30 een mens aan de lijn, en 's ochtends heb je haar naam, haar nummer en wat ze wilde.
Kost je: Een maandabonnement of een bedrag per gesprek of minuut. De dienst beantwoordt alleen wat je hebt uitgelegd, dus die uitleg actueel houden kost ook tijd.
Kan niet: De meeste diensten nemen alleen telefoontjes aan, dus WhatsApp en je websitechat wachten nog steeds op de ochtend. Een antwoordservice boekt zelden een proefles in je boekingssysteem, dus Lisa wacht toch tot je terugbelt.
Optie 4: Een AI die antwoordt op WhatsApp, in de websitechat of aan de telefoon
Vangt op: WhatsApp, de websitechat en telefoontjes, op elk uur. Noor krijgt om 06:10 je openingstijd op zondag van een AI-agent die zich voorstelt als de assistent van je sportschool.
De AI-agent voor sportscholen van Regymo beantwoordt de WhatsApp en de websitechat van je sportschool op elk uur vanuit je eigen informatie, boekt een proefles afhankelijk van welke tools aan hem gekoppeld zijn, en vertelt mensen wanneer je team op de rest antwoordt.
Aan de telefoon zegt hij dat hij een AI is, en hij kan Lisa tijdens het gesprek een boekingslink via WhatsApp sturen en haar vraag als terugbeltaak noteren. Je schakelt het eigen nummer van je sportschool naar hem door, voor elk telefoontje of alleen als niemand opneemt.
Kost je: Een maandbedrag, en een avond om hem de informatie van je sportschool te geven en hem te testen: stuur hem een half getypt bericht van laat op de avond voordat leden dat doen.
Kan niet: De gesprekken die een mens nodig hebben, zoals Toms pauze; die geeft hij voor de ochtend door aan je team. Bepaal vooraf welke vragen je voor je team laat liggen.
Optie 5: Laat het tot de ochtend liggen, en maak de ochtend snel
Vangt op: Alles, door een mens, de volgende dag. Met een afwezigheidsbericht of een ingesproken bericht dat zegt wanneer je opengaat, hoeft niemand zich af te vragen of je zijn bericht hebt gezien.
Kost je: De mensen die die avond meerdere sportscholen een bericht stuurden en kozen voor de eerste die antwoordde.
Kan niet: Vanavond antwoorden. Op het WhatsApp Business-platform valt een bericht van zaterdagavond dat je maandag beantwoordt buiten het venster van 24 uur, dus moet je antwoord een goedgekeurde template zijn.
Antwoord meteen als je opengaat, te beginnen met leads en iedereen die om een mens vroeg, en spreek af wie welke aanvraag oppakt. Is het eerste antwoord eruit, dan is wat je een lead stuurt die nog niet geboekt heeft de volgende klus.
Zo kies je: vier vragen over je aanvragen buiten openingstijden
Ga een week aan chats en telefoontjes terug en noteer bij elke aanvraag de tijd, het kanaal en of er een mens nodig was. Telefoontjes die niemand aannam, staan in de belgeschiedenis van je telefoon.
| Antwoordt om 22:00 | Kan een proefles boeken | Kost je | |
|---|---|---|---|
| Jij of een rooster | Ja, een mens | Ja | Je avonden, of loon voor een rooster |
| Afwezigheidsbericht, voicemail of formulier | Zegt wanneer je antwoordt, of neemt gegevens op | Alleen via een boekingslink in het bericht | Geen extra geldleads die vanavond een antwoord wilden |
| Antwoordservice | Vooral telefoontjes, een mens noteert een bericht | Zelden | Een maandabonnement of een bedrag per gesprek |
| Een AI-agent | WhatsApp, websitechat en telefoontjes, vanuit je informatie | Afhankelijk van welke tools aan hem gekoppeld zijn | Een maandbedrag en een avond om hem in te stellen |
| De ochtend | Nee | Ja, zodra je opengaat | Leads die elders eerder antwoord kregen |
Beantwoord dan vier vragen over je week:
- Hoeveel komen er na sluitingstijd binnen? Een paar per week kunnen tot de ochtend wachten. Een paar per avond kosten je al iets, in avonden of in leads.
- Via welk kanaal? Telefoontjes wijzen naar een voicemail, een antwoordservice of een AI aan de telefoon. WhatsApp en de websitechat wijzen naar een afwezigheidsbericht of een AI-agent. Alleen een mens of een AI geeft op allebei antwoord.
- Hebben ze een antwoord, of een mens nodig? Vaak zijn het vragen met een antwoord: openingstijden, prijzen, een proefles. Een pauze of een opzegging heeft je team nodig, wat er 's nachts ook antwoordt.
- Wat zijn je avonden je waard? Vind je het geen probleem om zelf om 22:00 te antwoorden, dan is dat de meest volledige opvang zonder extra geld. Is het dat wel, weeg je avonden dan af tegen de bedragen hierboven.
Vragen die mensen ook stellen
Is het oké om 's avonds berichten van de sportschool op mijn eigen telefoon te beantwoorden?
Ja, als je vaste tijden afspreekt, je daar elke week aan houdt en ze in je afwezigheidsbericht noemt. Antwoord als het kan vanaf de telefoon van de sportschool en niet vanaf je privételefoon, zodat de chats bij de sportschool blijven als iemand anders een avond overneemt.
Wat zet een sportschool in een afwezigheidsbericht?
Wanneer je antwoordt, en waar mensen intussen kunnen boeken of prijzen zien, in een of twee regels. Bijvoorbeeld: “Bedankt voor je bericht. We zijn nu gesloten en antwoorden vanaf 9:00; prijzen en proeflestijden staan op onze website.” Is er iemand van je sportschool bereikbaar voor iets dringends, zet er dan bij hoe je die bereikt.
Moet ik de telefoon van mijn sportschool na sluitingstijd doorschakelen naar mijn mobiel?
Alleen als je de telefoontjes in je avond wilt. Doorschakelen naar een AI-receptionist of een antwoordservice houdt ze erbuiten, en je leest de volgende ochtend wat er binnenkwam.
Moeten medewerkers na hun dienst berichten beantwoorden?
Dat hangt af van wat je met ze afspreekt en betaalt, en van de regels in jouw land over onbereikbaarheid na werktijd, dus bekijk die voordat je iemand op een avondrooster zet.
