Anna Sheronova
In het kort
Een lead opvolgen in je sportschool doe je met een paar korte berichten in ongeveer tien dagen, elk met een nieuwe reden om te antwoorden, en één telefoontje van een mens.
- Wat je stuurt: Meteen een antwoord met één vraag, de volgende dag een concreet moment, na een paar dagen een telefoontje, dan een laatste bericht.
- Wat vanzelf kan: Welkom en duwtje zijn voor iedereen gelijk, dus ze kunnen vanzelf uitgaan als WhatsApp-templates.
- Wanneer je stopt: Stop bij een antwoord, een boeking, een nee, of na het laatste bericht.
Lisa Jansen vult om 18:12 het proeflesformulier op je website in. Het welkom gaat uit op WhatsApp, en er komt niets terug. Ze heeft geen nee gezegd. Veel leads die stil worden, zeggen dat nooit; ze krijgen het druk, en dan horen ze niets meer van je.
Ben je open, geef een nieuwe lead dan binnen een paar minuten antwoord. Ben je dicht, dan kan een automatisch antwoord meteen reageren; heb je dat niet, reageer dan als eerste zodra je opengaat.
Hoe snel het eerste antwoord uit moet, wie antwoordt als de balie dicht is en, zodra Lisa boekt, van de proefles een lidmaatschap maken hebben elk een eigen gids.
Een opvolgplan om mee te beginnen
Vier contactmomenten in ongeveer tien dagen, het welkom meegeteld, zijn een goed eerste opvolgplan. Elk moment geeft Lisa een reden om te antwoorden die het vorige niet gaf. Verschuif de dagen zodra je eigen leads laten zien wat werkt.
| De reden om te antwoorden | |
|---|---|
| Meteen: het welkom | waar ze om vroeg, en één vraag terug |
| Volgende dag: één duwtje | een concreet moment, zoals de beginnersles van donderdag 19:00 |
| Dag 4: een telefoontje van een mens | een stem, en de vragen die een bericht niet oplost |
| Dag 10: het laatste bericht | ruimte om nu even nee te zeggen |
Het welkom gaat in op waar ze om vroeg en eindigt met een vraag die ze in één woord kan beantwoorden, zoals een doordeweekse avond of zaterdagochtend. Met “Waarmee kunnen we je helpen?” laat je het werk bij haar.
Het duwtje noemt één vaste les waar een beginner mee kan starten, zodat ze iets heeft om ja op te zeggen. Staat de les elke week op het rooster, dan klopt hetzelfde bericht voor elke lead en kan het gewoon vanzelf uitgaan. Alles na het welkom gaat pas uit binnen je verzendtijden.
Het telefoontje is er omdat sommige twijfels nooit in een bericht terechtkomen: of ze fit genoeg is om te beginnen, een oude blessure, of met welke les ze moet starten. Sanne, de coach van de beginnersles, kan die aan de telefoon wegnemen. Begin over de proefles waar Lisa naar vroeg en vraag wat haar tegenhoudt. Neemt ze niet op, probeer het dan nog één keer op een ander moment van de dag, en laat de rest aan het laatste bericht over.
Het laatste bericht maakt “nu even niet” makkelijk: “Geen druk, Lisa. Dit is ons laatste bericht over de proefles. Als je er klaar voor bent: de beginnersles is elke donderdag om 19:00, en een berichtje hier is genoeg.”
Wanneer opvolgen opdringerig wordt
Een opvolgbericht wordt opdringerig als het alleen opnieuw vraagt, hoeveel berichten er ook aan voorafgingen.
Toets dus elk bericht voordat het uitgaat. Wat brengt het dat het vorige niet bracht: een antwoord, een moment, iemand om mee te praten, toestemming om te stoppen?
Op WhatsApp zet Meta een opvolgtemplate op pauze als mensen hem blijven blokkeren of melden, en schakelt hem uit als dat voor de derde keer gebeurt.
Welke opvolging je automatiseert en welke een mens doet
Automatiseer de berichten die voor iedereen hetzelfde zijn en waarvan je het moment vooraf weet: het welkom en het duwtje de volgende dag. Het laatste bericht kan vanzelf uitgaan, of wachten op iemands akkoord. Een mens belt en doet het aanbod.
De WhatsApp-automatiseringen van Regymo kunnen het eerste bericht sturen zodra een lead binnenkomt en opvolgen als er geen antwoord komt, met de stappen en het tempo die jij kiest, afhankelijk van welke tools gekoppeld zijn.
![De automatisering New Lead Follow-up van Regymo, aangezet, in de verhaalweergave. Start wanneer: nieuwe lead aangemaakt. Stap 1, stuur WhatsApp-bericht New lead welcome, gaat zonder akkoord vanzelf uit: “Hi [first name], thanks for asking about a trial. Which suits you this week, a weekday evening or Saturday morning?” Niet verstuurd, ga dan naar stap 4. Stap 2, wacht 18 uur: als de tijd om is, gaat het verder; “The member replies” beëindigt het, er wordt niets verstuurd. Stap 3, stuur WhatsApp-bericht Lead follow-up, gaat vanzelf uit: “Hi [first name], still keen to try a class? Thursday 19:00 Strength for beginners is a good first class. Reply with a day that suits you.” Niet verstuurd, dan gaat het verder naar stap 4. Stap 4, maak een taak voor het team: Lead follow-up kon niet worden afgeleverd; neem zelf contact op met de lead. Klaar.](/guides/gym-lead-follow-up/v02-new-lead-automation.webp)
Is je boekingssysteem gekoppeld, dan kan een lead die een paar dagen later nog niet geboekt heeft een beltaak voor je team worden. Dit zetten we allemaal samen met je op, ook de uren waarin de opvolging mag uitgaan.
Wanneer het plan stopt: een antwoord, een boeking, een nee of het laatste bericht
De opvolgberichten stoppen zodra een van deze dingen gebeurt:
- Ze antwoordt. Het is nu een gesprek. Je AI-agent, als die je WhatsApp beantwoordt, of je team gaat verder in dezelfde chat.
- Ze boekt een proefles. Vanaf hier heeft de proefles eigen berichten.
- Ze zegt nee of vraagt je te stoppen. Het beleid van WhatsApp verplicht je dat te respecteren, of ze het nu op WhatsApp vraagt of ergens anders. Zet haar op niet benaderen, dan stoppen je automatiseringen met berichten naar haar.
- Het laatste bericht blijft onbeantwoord. Dan is het plan klaar.
Stuur een lead van wie het plan is afgelopen alleen opnieuw een bericht met een echte, nieuwe reden, zoals een nieuwe beginnerscursus, en alleen als ze ermee instemde berichten van je sportschool te krijgen.
In plaats van te stoppen bij het antwoord van Lisa kan een automatisering een AI-stap toevoegen die het leest en de volgende stap kiest uit een paar uitkomsten die jij benoemt, zoals de link naar de les als ze wil boeken of een taak voor je team bij al het andere. We voegen deze stap toe aan onze automatiseringen, en de gids over wat je automatiseert in je sportschool laat zien waar hij past.
Vragen die mensen ook stellen
Hoe vaak volg ik een lead van mijn sportschool op?
Drie tot zes keer, als je afgaat op belgegevens van online verkoopleads in andere branches, vooral in de VS: de meeste mensen die ooit opnamen, hadden dat bij de derde poging al gedaan, en meer dan negen op de tien bij de zesde. Een goed plan om mee te beginnen is drie berichten en één telefoontje in ongeveer tien dagen. Pas het aan op wat je eigen leads doen.
Krijgen leads uit advertenties, van de website en inlopers dezelfde opvolging?
Houd hetzelfde plan aan en verander alleen het eerste bericht. Een lead uit een advertentie zag een aanbod en een lead van de website typte een vraag, dus elk welkom begint daar. Een inloper heeft je sportschool al gezien, dus die kun je meteen vragen wanneer hij wil beginnen.
Wat stuur ik een lead die zei dat hij erover wil nadenken?
Vraag waar hij over wil nadenken, beantwoord dat en bied één concreet moment aan. Wordt het stil, stuur dan een paar dagen later nog één bericht waarin “nu even niet” makkelijk is, en stop daarna.
Heb ik een CRM nodig om leads op te volgen, of is een spreadsheet genoeg?
Bij een handvol leads per week werkt een lijst: de datum, waar de lead vandaan kwam, de volgende stap en wie hem doet. Iemand moet hem elke dag op een vast moment bekijken. Software is de moeite waard als leads via meerdere kanalen binnenkomen of als niemand de lijst bijhoudt.
