De 24-uursregel van WhatsApp: wat je sportschool mag sturen

Het venster gaat open op het moment dat een lid of lead je sportschool een bericht stuurt via het WhatsApp Business-platform. Vanaf dan heb je 24 uur.

Wat je over de klok moet weten:

• Een nieuw bericht van Lisa zet hem terug. Elk bericht van haar geeft je weer 24 uur.
• Jouw berichten doen dat niet. Ook als je vijf keer antwoordt, komt er geen minuut bij.
• Is de tijd om, dan stopt de vrije tekst. Vanaf dan kan alleen een goedgekeurde template uit.

Een gesprek dat loopt, komt de regel dus nooit tegen. Zolang Lisa blijft schrijven, wordt het venster steeds vernieuwd. De regel gaat pas knellen in de gaten: het weekend, een drukke avond, een vraag die niemand oppakte.

Binnen het venster kan je sportschool met alles antwoorden: tekst, een foto van het rooster, een link naar de boekingspagina, een prijslijst. Een template of goedkeuring is daarvoor niet nodig.

Het antwoord hoeft niet van een mens te komen. Het beleid van Meta staat automatisering binnen het venster toe, zolang iemand snel en zonder gezoek een mens kan bereiken. Een AI-agent kan Lisa vrijdag om 21:41 antwoorden, terwijl het venster wijd openstaat, en haar maandag aan je team overdragen als ze iemand nodig heeft.

Zo leef je het eenvoudigst met de regel: antwoord zolang het venster open is. 's Avonds of in het weekend betekent dat een AI-agent die antwoordt, of iemand die voor sluitingstijd de chats nakijkt. Kies je voor een AI-agent, test hem dan op de vragen die mensen echt stellen voordat hij live gaat.

Het beleid van Meta zegt het zonder omwegen: buiten het 24-uursvenster mag je alleen berichten sturen via goedgekeurde templates. Hetzelfde geldt als je zelf een gesprek begint: het eerste bericht van je sportschool kan alleen een goedgekeurde template zijn.

Een template is een bericht dat je één keer schrijft, bij Meta indient en daarna steeds opnieuw gebruikt. Er kunnen open plekken in zitten voor een naam, een les of een tijd.

Utility of marketing

Meta deelt templates in drie categorieën in: marketing, utility en authenticatie. Authenticatie is voor inlogcodes, dus voor een sportschool gaat de keuze tussen de andere twee:

• Utility volgt op iets wat iemand deed of vroeg, zoals een boeking of een vraag, en mag niets aanprijzen.
• Marketing is alles wat iets aanprijst: aanbiedingen, verlengingen, iemand uitnodigen om terug te komen.

Meta bepaalt de categorie, niet jij. Vindt Meta een utility-template toch reclame, dan zet het die over naar marketing.

Goedkeuring duurt tot een dag

Meta beoordeelt elke nieuwe template automatisch, en een besluit kan tot 24 uur duren. Een afgewezen template kun je aanpassen en opnieuw indienen, of je maakt bezwaar.

Alleen naar mensen die toestemming gaven

Templates gaan alleen naar mensen die je sportschool hun nummer gaven en ermee instemden WhatsApp-berichten van je te krijgen. Die toestemming (de opt-in) moet zeggen dat ze berichten willen krijgen, en je sportschool bij naam noemen. De logische plekken om erom te vragen zijn het inschrijfformulier en de boeking van een proefles. Vraagt iemand je te stoppen, dan stop je.

De meeste sportscholen komen de regel op dezelfde vier plekken tegen. De vraag is elke keer dezelfde: is dit een antwoord, een follow-up op iets wat iemand deed, of een uitnodiging?

Meta bepaalt in elk geval zelf de categorie; de rechterkolom is wat bij de definities van Meta past, geen belofte.

De lead uit het weekend. Lisa Jansen schreef vrijdag om 21:40. Maandagochtend is het venster dicht. Stuur een goedgekeurde template die verwijst naar haar vraag over een proefles. Antwoordt ze daarop, dan gaat er een nieuw venster open en kun je weer vrij praten.

De no-show bij de proefles. Lisa Jansen boekte een proefles voor woensdag en kwam niet. De boeking was haar eigen actie, dus een follow-up die een nieuwe tijd voorstelt, zonder korting of actie erbij, past bij utility.

De lesherinnering. Een herinnering aan een les die iemand boekte, past bij utility, als die persoon toestemming gaf. Hij kan vanzelf uitgaan voor de les, in gang gezet door de boeking.

De vaste klant die wegblijft. Iemand die al twee maanden niet is geweest, heeft je niets gevraagd. Een bericht om diegene terug uit te nodigen is marketing. Stuur het alleen naar mensen die met aanbiedingen hebben ingestemd, met mate, en met een makkelijke manier om nee te zeggen.

Elk bericht dat je sportschool via het platform stuurt, kost nu geld, antwoorden ook.

Sinds 1 juli 2025 rekent Meta per afgeleverd bericht, met een tarief dat afhangt van de categorie van de template en het land van de ontvanger. Antwoorden binnen het venster waren de uitzondering: die waren sinds november 2024 gratis.

Dat veranderde op 1 oktober 2026. Antwoorden binnen het venster worden nu per bericht gerekend, tegen hetzelfde tarief als utility-berichten in dat land, en utility-templates die binnen het venster uitgaan, zijn sinds diezelfde datum ook niet meer gratis. Marketingtemplates kostten altijd al geld.

Sommige pagina's zeggen nog dat deze antwoorden gratis zijn, ook de algemene prijspagina van Meta. Kijk naar je factuur over oktober, en zoek in de tarieven van Meta het land op van de mensen aan wie je berichten stuurt, in plaats van een bedrag van een blog over te nemen.

Nee, het venster is een regel van het WhatsApp Business-platform, de versie die het nummer van je sportschool aan software koppelt, zodat er een inbox, een AI-agent en automatische herinneringen op kunnen draaien. De gratis app gebruik je op een telefoon en de apparaten die daaraan gekoppeld zijn.

Welke van de twee je sportschool nodig heeft, is een andere vraag. De gids over WhatsApp Business-app of API loopt de signalen en de kosten langs.

Meta beperkt nummers in stappen. Eerst komt er een waarschuwing, dan worden templates 1 of 3 dagen geblokkeerd, dan alle berichten 5, 7 of 30 dagen, en daarna kan Meta het nummer vergrendelen of uitschakelen. De aanleiding is spam, templates in de verkeerde categorie, en te veel mensen die je blokkeren of melden.

De veiligste berichten zijn die waar mensen zelf om vroegen, zoals een herinnering aan een les die ze boekten. Een korte checklist:

1. Vraag toestemming bij de inschrijving en bij de boeking van een proefles, met de naam van je sportschool erin.
2. Laat twee of drie utility-templates goedkeuren voordat je ze nodig hebt: een follow-up na het weekend, een follow-up na een proefles, een lesherinnering.
3. Houd alles wat iets aanprijst in marketingtemplates, voor mensen die met aanbiedingen hebben ingestemd.
4. Stuur nooit een template alleen om een venster open te houden. Elke template kost een bericht, en wie zich lastiggevallen voelt, blokkeert je.
5. Stop zodra iemand daarom vraagt.
6. Antwoord binnen het venster wanneer het maar kan.

Op een drukke maandag wil je vooral weten welke chats bijna sluiten en welke al dicht zijn.

In de inbox laat elke chat zien hoe lang het venster nog open is, in een groene balk zoals "Chatvenster: nog 23 u 18 min". In het laatste uur wordt de balk oranje, zodat het team ziet welke gesprekken als eerste een antwoord moeten krijgen. Maandag om 09:15 staat er in de chat van Lisa Jansen "Venster gesloten: sjablonen of een bericht ter goedkeuring" nog voordat iemand iets typt, en het invoerveld schakelt over van een gewoon bericht naar een template.

Gekoppeld aan je boekingssysteem kan Regymo vanzelf een lesherinnering sturen als daar iets gebeurt, als goedgekeurde template. WhatsApp en e-mail komen binnen in één inbox, en de AI-agent voor sportscholen is optioneel: hij kan 's nachts antwoorden en overdragen aan je team. Zoek je uit wie in je team welke chat beantwoordt, dan lees je dat in de gids over WhatsApp Business met meerdere gebruikers.