Ventana de 24 horas de WhatsApp en tu gimnasio: qué enviar

La ventana se abre en cuanto un socio o un posible cliente envía un mensaje a tu gimnasio en la Plataforma de WhatsApp Business. A partir de ahí tienes 24 horas.

Tres cosas que conviene saber del contador:

• Sus mensajes lo reinician. Cada mensaje nuevo de Lisa empieza otras 24 horas.
• Los tuyos, no. Aunque respondas cinco veces, no ganas ni un minuto.
• Cuando se acaba, se acaba el texto libre. A partir de ese momento solo puede salir una plantilla aprobada.

Así que una conversación en marcha nunca choca con la ventana. Mientras Lisa siga escribiendo, la ventana se va renovando. El problema aparece en los huecos: el fin de semana, una tarde de mucho lío, una pregunta que nadie recogió.

Dentro de la ventana, tu gimnasio puede responder con lo que quiera: texto, una foto del horario de clases, un enlace a la página de reservas, una lista de precios. Sin plantilla y sin aprobación.

La respuesta no tiene por qué darla una persona. La política de Meta permite automatizar dentro de la ventana, siempre que haya una forma rápida y clara de hablar con una persona. Un agente de IA puede responder a Lisa el viernes a las 21:41, con la ventana abierta de par en par, y pasarla a tu equipo el lunes si necesita a alguien.

Esa es la forma más sencilla de convivir con la ventana: responder mientras está abierta. Por la noche o el fin de semana, eso significa un agente de IA que responda, o alguien que revise los chats antes de cerrar. Si optas por la IA, pruébala con las preguntas que la gente hace de verdad antes de ponerla en marcha.

La política de Meta lo dice claro: fuera de la ventana de atención al cliente de 24 horas, solo puedes enviar mensajes mediante plantillas de mensaje aprobadas. Lo mismo vale para empezar una conversación: tu gimnasio solo puede enviar el primer mensaje como plantilla aprobada.

Una plantilla es un mensaje que redactas una vez, envías a Meta y reutilizas. Puede llevar huecos para un nombre, una clase o una hora.

Utilidad o marketing

Meta clasifica las plantillas en tres categorías: marketing, utilidad y autenticación. La autenticación es para códigos de acceso, así que un gimnasio elige entre las otras dos:

• Utilidad. Da seguimiento a algo que la persona hizo o pidió, como una reserva o una pregunta, y no puede promocionar nada.
• Marketing. Todo lo que promociona, como ofertas, renovaciones o invitar a alguien a volver.

La categoría la decide Meta, no tú. Si considera que una plantilla de utilidad es promocional, la pasa a marketing.

La aprobación tarda hasta un día

Meta revisa cada plantilla nueva de forma automática, y la decisión puede tardar hasta 24 horas. Una plantilla rechazada se puede editar y volver a enviar, o recurrir.

Solo a quien ha dado su consentimiento

Las plantillas solo pueden ir a personas que le dieron su número a tu gimnasio y aceptaron recibir mensajes tuyos por WhatsApp. El consentimiento tiene que decir que aceptan recibir mensajes y tiene que nombrar a tu gimnasio. Los sitios naturales para recogerlo son el formulario de alta y la reserva de la clase de prueba. Cuando alguien te pide que pares, paras.

La mayoría de los gimnasios se topan con la ventana en los mismos cuatro sitios. La pregunta es siempre la misma: ¿es una respuesta, un seguimiento de algo que hizo la persona o una invitación?

La categoría la decide Meta en todos los casos; la última columna es lo que encaja con sus definiciones, no una garantía.

La consulta del fin de semana. Lisa García escribió el viernes a las 21:40. El lunes por la mañana la ventana ya se ha cerrado. Envía una plantilla aprobada que haga referencia a su pregunta sobre la clase de prueba. Cuando conteste, se abre una ventana nueva y puedes volver a hablar con libertad.

La clase de prueba a la que no vino. Lisa García reservó una clase de prueba para el miércoles y no se presentó. La reserva la hizo ella, así que un seguimiento que le proponga otro horario, sin ninguna oferta, encaja en utilidad.

El recordatorio de clase. El recordatorio de una clase que alguien ha reservado encaja en utilidad, siempre que esa persona haya dado su consentimiento. Puede salir por sí solo antes de la clase, a raíz de la reserva.

El socio que ya no viene. Alguien que lleva dos meses sin pasar por el gimnasio no te ha preguntado nada. Un mensaje que le invita a volver es marketing. Envíalo solo a quien haya aceptado recibir mensajes promocionales, con moderación y con una forma fácil de decir que no.

Todos los mensajes que tu gimnasio envía por la Plataforma se pagan ahora, también las respuestas.

Meta cobra por mensaje entregado desde el 1 de julio de 2025, con una tarifa que depende de la categoría de la plantilla y del país de quien lo recibe. Las respuestas dentro de la ventana eran la excepción: gratis desde noviembre de 2024.

Eso cambió el 1 de octubre de 2026. Las respuestas dentro de la ventana se cobran ahora por mensaje, a la misma tarifa que los mensajes de utilidad en ese país, y las plantillas de utilidad enviadas dentro de la ventana dejaron de ser gratis en la misma fecha. Las plantillas de marketing siempre se han pagado.

Algunas páginas siguen diciendo que estas respuestas son gratis, entre ellas la página principal de precios de Meta. Revisa tu factura de octubre y consulta las tarifas de Meta para el país de las personas a las que escribes, en lugar de fiarte de cualquier cifra de un blog.

No, la ventana es una norma de la Plataforma de WhatsApp Business, la versión que conecta el número de tu gimnasio a un software, para que funcionen en él una bandeja de entrada, un agente de IA y recordatorios automáticos. La app gratuita se usa en un móvil y sus dispositivos vinculados.

Cuál de las dos necesita tu gimnasio es otra cuestión. La guía WhatsApp Business API o app repasa las señales y los costes.

Meta restringe los números de forma escalonada. Empieza con un aviso, luego bloquea las plantillas durante 1 o 3 días, después bloquea todos los mensajes durante 5, 7 o 30 días y, a partir de ahí, puede bloquear el número o desactivarlo. Lo provocan el spam, las plantillas en la categoría equivocada y que demasiada gente te bloquee o te denuncie.

Los mensajes más seguros son los que la gente ha pedido, como el recordatorio de una clase que reservó. Una lista breve:

1. Recoge el consentimiento en el alta y en la reserva de la clase de prueba, nombrando a tu gimnasio.
2. Consigue que Meta te apruebe dos o tres plantillas de utilidad antes de necesitarlas: un seguimiento del fin de semana, uno de la clase de prueba y un recordatorio de clase.
3. Deja todo lo promocional en plantillas de marketing, para quien haya aceptado recibir promociones.
4. No envíes nunca una plantilla solo para mantener abierta una ventana. Cada una se paga como un mensaje, y quien se siente agobiado te bloquea.
5. Para en cuanto alguien te lo pida.
6. Responde dentro de la ventana siempre que puedas.

Un lunes de mucho trabajo, lo difícil es saber qué chats están a punto de cerrarse y cuáles ya se han cerrado.

En la bandeja de entrada, cada chat muestra cuánto le queda a la ventana en una barra verde, por ejemplo «Ventana de chat: quedan 23 h 18 min». En la última hora la barra se vuelve naranja, para que el equipo vea qué conversaciones responder primero. El lunes a las 09:15, el chat de Lisa García dice «La ventana de 24 horas se ha cerrado. Usa una plantilla o envía una a Meta para que la apruebe.» antes de que nadie escriba, y el cuadro de redacción pasa de Mensaje a Plantilla.

Conectado a tu sistema de reservas, Regymo puede enviar por sí solo un recordatorio de clase cuando pasa algo allí, como plantilla aprobada. WhatsApp y el correo electrónico llegan a una sola bandeja de entrada, y el agente de IA para gimnasios es opcional: puede responder por la noche y pasar la conversación a tu equipo. Si estás organizando quién de tu equipo responde cada chat, la guía WhatsApp Business con varios usuarios lo explica.