Anna Sheronova
En resumen
El seguimiento de un lead de gimnasio son pocos mensajes cortos en unos diez días, cada uno con un motivo nuevo para responder, y una llamada de una persona.
- Qué enviar: Responde al momento con una pregunta, insiste al día siguiente con una hora concreta, llama unos días después y cierra con un último mensaje.
- Qué puede salir solo: La bienvenida y el recordatorio, iguales para todos, pueden salir solos como plantillas de WhatsApp.
- Cuándo parar: Cuando responda, reserve, diga que no o tras el último mensaje.
Lisa García rellena el formulario de clase de prueba de tu web a las 18:12. La bienvenida sale por WhatsApp y no llega respuesta. No ha dicho que no. Muchos posibles clientes que se quedan callados nunca lo dicen; se les complica la semana y luego dejan de saber de ti.
Mientras estás abierto, responde a un posible cliente nuevo en pocos minutos. Cuando estás cerrado, una respuesta automática puede contestar al instante; sin ella, responde lo primero al abrir.
Lo rápido que debe salir la primera respuesta, quién contesta cuando la recepción está cerrada y, una vez que Lisa reserva, cómo convertir la clase de prueba en una cuota tienen cada uno su propia guía.
Un plan de seguimiento para empezar
Cuatro contactos en unos diez días, contando la bienvenida, son un buen primer plan de seguimiento. Cada uno debe darle a Lisa un motivo para responder que el anterior no le daba. Cambia los días cuando tus propios posibles clientes te enseñen qué funciona.
| El motivo para responder | |
|---|---|
| Al momento: la bienvenida | lo que pidió, y una pregunta de vuelta |
| Al día siguiente: un recordatorio | una hora concreta, como la clase de iniciación del jueves a las 19:00 |
| Día 4: una llamada de una persona | una voz, y las dudas que un mensaje no resuelve |
| Día 10: el último mensaje | permiso para decir ahora no |
La bienvenida retoma lo que pidió y termina con una pregunta que pueda contestar en una palabra, como entre semana por la tarde o el sábado por la mañana. Un «¿En qué te podemos ayudar?» le deja todo el trabajo a ella.
El recordatorio nombra una clase fija con la que pueda empezar alguien sin experiencia, para que tenga algo a lo que decir que sí. Una clase que se da todas las semanas mantiene el mismo mensaje válido para cualquier posible cliente, así que puede seguir saliendo solo. Todo lo que va después de la bienvenida debería esperar a tu horario de envío.
La llamada está ahí porque algunas dudas nunca llegan a un mensaje: si está en forma para empezar, una lesión antigua o con qué clase arrancar. Marta, la monitora de la clase de iniciación, puede resolverlas por teléfono. Empieza por la clase de prueba que Lisa pidió y pregúntale qué la frena. Si no lo coge, prueba una vez más a otra hora del día y deja el resto para el último mensaje.
El último mensaje le pone fácil decir «ahora no»: «Sin compromiso, Lisa. Es nuestro último mensaje sobre la clase de prueba. Cuando quieras, la clase de iniciación es todos los jueves a las 19:00, y basta con que respondas aquí».
Cuándo el seguimiento se vuelve pesado
Un seguimiento se vuelve pesado cuando solo vuelve a preguntar lo mismo, da igual cuántos mensajes haya habido antes.
Así que pon a prueba cada mensaje antes de enviarlo. ¿Qué aporta que el anterior no aportaba: una respuesta, una hora, una persona con quien hablar, permiso para parar?
En WhatsApp, Meta pone en pausa una plantilla de seguimiento que la gente bloquea o denuncia a menudo, y la desactiva la tercera vez que pasa.
Qué seguimientos automatizar y cuáles envía una persona
Automatiza los mensajes que son iguales para todos y cuyo momento conoces de antemano: la bienvenida y el recordatorio del día siguiente. El último mensaje puede salir solo o esperar el visto bueno de alguien. La llamada y la oferta las hace una persona.
Las automatizaciones de WhatsApp de Regymo pueden enviar el primer mensaje en cuanto entra un posible cliente y hacer seguimiento si no responde, con los pasos y el momento que elijas, según qué herramientas estén conectadas.
![La automatización de Regymo para nuevos posibles clientes, activada, en su vista de historia. Empieza cuando se crea un posible cliente nuevo. Paso 1, enviar el mensaje de WhatsApp de bienvenida, que sale solo: «Hola, [nombre], gracias por pedir una clase de prueba. ¿Qué te viene mejor esta semana, entre semana por la tarde o el sábado por la mañana?». Si no se envía, pasa al paso 4. Paso 2, esperar 18 horas: cuando se cumple el tiempo sigue abajo; si la persona responde, termina y no se envía nada. Paso 3, enviar el mensaje de WhatsApp de seguimiento, que sale solo, con la clase de fuerza para principiantes del jueves a las 19:00. Si no se envía, sigue al paso 4. Paso 4, crear una tarea para el equipo: el seguimiento no se pudo entregar, contacta con el posible cliente a mano. Después, fin.](/guides/gym-lead-follow-up/v02-new-lead-automation.webp)
Con tu sistema de reservas conectado, un posible cliente que no ha reservado unos días después puede convertirse en una tarea de llamada para tu equipo. Lo configuramos todo contigo, incluidas las horas en las que puede salir el seguimiento.
Cuándo termina el plan: una respuesta, una reserva, un no o el último mensaje
Los mensajes de seguimiento terminan con lo primero de esto:
- Lisa responde. Ya es una conversación. Tu agente de IA, si tienes uno en tu WhatsApp, o tu equipo sigue en el mismo chat.
- Reserva una clase de prueba. Desde aquí, la clase de prueba tiene sus propios mensajes.
- Dice que no o pide que dejes de escribirle. La política de WhatsApp te obliga a respetarlo, lo pida por WhatsApp o por cualquier otra vía. Márcala como «no contactar» y tus automatizaciones dejan de escribirle.
- El último mensaje se queda sin respuesta. Ahí termina el plan.
A un posible cliente cuyo plan ha terminado, vuelve a escribirle solo con un motivo real y nuevo, como un nuevo curso de iniciación, y solo si aceptó recibir mensajes de tu gimnasio.
En lugar de parar con la respuesta de Lisa, una automatización puede añadir un paso de IA que la lea y elija el siguiente paso entre unos pocos resultados que tú nombras, como el enlace a la clase si quiere reservar o una tarea para tu equipo para todo lo demás. Estamos añadiendo este paso a nuestras automatizaciones, y la guía sobre qué automatizar en un gimnasio muestra dónde encaja.
Otras preguntas habituales
¿Cuántas veces hay que hacer seguimiento a un posible cliente del gimnasio?
Entre tres y seis intentos, según los registros de llamadas a leads de ventas online en otros sectores: la mayoría de quienes llegaron a contestar lo hicieron antes de la tercera llamada, y más de nueve de cada diez antes de la sexta. Un buen plan para empezar son tres mensajes y una llamada en unos diez días. Ajústalo a lo que hagan tus propios posibles clientes.
¿Los leads de anuncios, de la web y los que entran por la puerta llevan el mismo seguimiento?
Mantén el mismo plan y cambia solo el primer mensaje. Quien viene de un anuncio vio una oferta y quien viene de la web escribió una pregunta, así que cada bienvenida parte de ahí. Quien entra por la puerta ya ha visto tu gimnasio, así que puedes preguntarle directamente cuándo quiere empezar.
¿Qué le envío a alguien que me dijo que se lo pensaría?
Pregúntale qué quiere pensarse, respóndelo y ofrécele una hora concreta. Si no contesta, envía un mensaje más unos días después que le ponga fácil decir «ahora no», y para.
¿Necesito un CRM para hacer el seguimiento o me basta con una hoja de cálculo?
Con unos pocos posibles clientes por semana, una hoja funciona: la fecha, de dónde vino, el siguiente paso y quién lo hace. Alguien tiene que revisarla a una hora fija cada día. Un software empieza a compensar cuando los contactos llegan por varios canales o cuando nadie se encarga de la hoja.
