Anna Sheronova
En resumen
Las consultas de tu gimnasio fuera de horario se cubren contigo o un turno, un mensaje de ausencia, un servicio telefónico, un agente de IA o una respuesta rápida al abrir; elige según cuántas llegan, por qué canal y si necesitan a una persona.
- Lo que cuesta cada una: Cada opción cuesta tardes, una cuota mensual o posibles clientes a quienes otro contestó antes.
- Lo que ninguna debe hacer: Ninguna debe dejar a la gente sin saber cuándo responderás.
- Cómo elegir: Cuenta antes una semana de consultas fuera de horario.
Son las 22:47 y estás en el sofá con el móvil del gimnasio. Pablo Ruiz ha preguntado por WhatsApp si puede congelar su cuota en diciembre. Lisa García llamó al gimnasio a las 21:30 para probar una clase, y la llamada sonó sin respuesta en la recepción vacía. Mañana a las 06:10, Lucía Romero abrirá el chat de tu web para preguntar a qué hora abre tu gimnasio el domingo.
Más o menos una de cada tres consultas llega fuera del horario de oficina, por la tarde, de noche o el fin de semana, según los recuentos que publican empresas de software para negocios de todo tipo, pocos de ellos gimnasios. Si tienes a alguien en recepción hasta la noche o los fines de semana, probablemente te llega una parte menor con el gimnasio cerrado.
Opción 1: Respondes tú o tu equipo, desde casa o por turnos
Cubre: Todo, con alguien que conoce tu gimnasio, la congelación de Pablo incluida. Algunos dueños desvían el número del gimnasio a su móvil al cerrar; con turnos, el teléfono del gimnasio se va a casa con quien esté esa noche.
Te cuesta: Tus tardes, y una expectativa que creas sin querer: responde a las 21:00 unas cuantas veces y los clientes empiezan a ver las 21:00 como lo normal. Un turno cuesta un sueldo, y hay que acordarlo con tu equipo.
No puede: Seguir cuando esa persona está enferma o fuera. Funciona mientras las consultas sean pocas y alguien esté dispuesto.
Opción 2: Un mensaje de ausencia, o un formulario que recoge sus datos
Cubre: WhatsApp, con el mensaje de ausencia de la app gratuita WhatsApp Business, que escribes una vez y programas para que salga fuera del horario que elijas. Si la mayoría de tus mensajes de la tarde llegan por WhatsApp, mira qué hace por sí sola la app gratuita y qué necesita la Plataforma de WhatsApp Business.
Instagram, Messenger y el correo tienen su propio mensaje de ausencia o respuesta automática, y un formulario en tu web recoge un nombre y un número a cualquier hora. Al teléfono, un mensaje grabado puede dar tu horario y recoger un mensaje de voz.
Te cuesta: Ningún gasto extra. Igual que esperar a la mañana, puede hacerte perder a quien quería una respuesta esa misma noche.
No puede: Contestar la pregunta. Pon en el mensaje un enlace a tu horario de clases o a la reserva online de la clase de prueba, para que quien ya sabe lo que quiere pueda reservarla solo. La app envía el mensaje de ausencia desde tu móvil, así que solo sale mientras ese móvil está conectado.
Opción 3: Un servicio de atención telefónica
Cubre: Llamadas. La llamada de Lisa a las 21:30 llega a una persona, y por la mañana tienes su nombre, su número y lo que quería.
Te cuesta: Una cuota mensual o una tarifa por llamada o por minuto. Solo contesta lo que le has explicado, así que mantener esas instrucciones al día también lleva tiempo.
No puede: La mayoría de los servicios solo atienden llamadas, así que WhatsApp y el chat de tu web siguen esperando a la mañana. Rara vez un servicio reserva una clase de prueba en tu sistema de reservas, así que Lisa espera igualmente a que la llames.
Opción 4: Una IA que responde en WhatsApp, en el chat de la web o al teléfono
Cubre: WhatsApp, chat de la web y llamadas, a cualquier hora. Lucía recibe a las 06:10 tu horario del domingo de un agente de IA que se presenta como el asistente de tu gimnasio.
El agente de IA para gimnasios de Regymo responde el WhatsApp y el chat web de tu gimnasio a cualquier hora con tu propia información, reserva una clase de prueba según qué herramientas tenga conectadas y le dice a la gente cuándo responderá tu equipo a lo demás.
Al teléfono, dice que es una IA, y puede enviarle a Lisa un enlace de reserva por WhatsApp durante la llamada y apuntar su pregunta como una tarea para devolverle la llamada. Le desvías el número de tu propio gimnasio, para todas las llamadas o solo para las que no se contestan.
Te cuesta: Un precio mensual, y una tarde para darle la información de tu gimnasio y probarlo: mándale un mensaje nocturno a medio escribir antes de que lo hagan tus socios.
No puede: Las conversaciones que necesitan a una persona, como la congelación de Pablo; esas las pasa a tu equipo para la mañana. Decide de antemano qué preguntas dejar para tu equipo.
Opción 5: Dejarlo para la mañana, y que la mañana sea rápida
Cubre: Todo, con una persona, al día siguiente. Con un mensaje de ausencia o un mensaje grabado que diga cuándo abres, nadie tiene que preguntarse si has visto su mensaje.
Te cuesta: Quienes escribieron esa tarde a varios gimnasios y se quedaron con el primero que contestó.
No puede: Responder esa noche. En la Plataforma de WhatsApp Business, un mensaje del sábado por la tarde que contestas el lunes queda fuera de la ventana de 24 horas, así que tu respuesta tiene que ser una plantilla aprobada.
Responde lo primero al abrir, empezando por los posibles clientes y por quien pidió hablar con una persona, y decide quién se encarga de cada uno. Cuando la primera respuesta haya salido, qué enviar a un posible cliente que no ha reservado es lo siguiente.
Cómo elegir: cuatro preguntas sobre tus consultas fuera de horario
Repasa una semana de chats y llamadas y marca en cada consulta la hora, el canal y si necesitó a una persona. Las llamadas que sonaron sin respuesta están en el registro de llamadas de tu teléfono.
| Responde a las 22:00 | Puede reservar una clase de prueba | Te cuesta | |
|---|---|---|---|
| Tú o un turno | Sí, una persona | Sí | Tus tardes, o el sueldo de un turno |
| Mensaje de ausencia, buzón de voz o formulario | Dice cuándo responderás, o recoge datos | Solo con un enlace de reserva en el mensaje | Ningún gasto extraposibles clientes que querían respuesta esa noche |
| Servicio de atención telefónica | Sobre todo llamadas, una persona toma nota | Rara vez | Una cuota mensual o una tarifa por llamada |
| Un agente de IA | WhatsApp, chat web y llamadas, con tu información | Según qué herramientas tenga conectadas | Un precio mensual y una tarde para configurarlo |
| La mañana | No | Sí, cuando abres | Posibles clientes que recibieron antes respuesta en otro sitio |
Después, responde a cuatro preguntas sobre tu semana:
- ¿Cuántas llegan fuera de horario? Unas pocas a la semana pueden esperar a la mañana. Unas pocas cada tarde ya te cuestan algo, en tardes o en posibles clientes.
- ¿Por qué canal? Las llamadas apuntan a un buzón de voz, un servicio de atención telefónica o una IA al teléfono. WhatsApp y el chat web apuntan a un mensaje de ausencia o a un agente de IA. Solo una persona o una IA cubren los dos con una respuesta.
- ¿Tienen respuesta o necesitan a una persona? A menudo son preguntas con respuesta: el horario, los precios, una clase de prueba. Una congelación o una baja necesitan a tu equipo, conteste lo que conteste por la noche.
- ¿Cuánto valen para ti tus tardes? Si contestar tú a las 22:00 no te cuesta nada que te importe, es la cobertura más completa sin gastar más. Si te cuesta, compara tus tardes con las cuotas de arriba.
Otras preguntas habituales
¿Está bien responder los mensajes del gimnasio desde mi móvil por la noche?
Sí, si fijas un horario, lo mantienes todas las semanas y lo pones en tu mensaje de ausencia. Si puedes, responde desde el teléfono del propio gimnasio y no desde el personal, para que los chats se queden en el gimnasio cuando otra persona coja una noche.
¿Qué debe decir el mensaje de ausencia de un gimnasio?
Cuándo vas a responder, y dónde reservar o ver precios mientras tanto, en una o dos líneas. Por ejemplo: «Gracias por tu mensaje. Ahora estamos cerrados y respondemos a partir de las 9:00; los precios y las horas de las clases de prueba están en nuestra web». Si alguien de tu gimnasio está de guardia para algo urgente, añade cómo contactar con esa persona.
¿Desvío el teléfono del gimnasio a mi móvil fuera de horario?
Solo si quieres recibir las llamadas en tus tardes. Desviarlas a una recepcionista IA o a un servicio de atención telefónica te las quita de encima, y lees lo que entró a la mañana siguiente.
¿Tiene que responder mi equipo a los mensajes después de su turno?
Depende de lo que acuerdes con ellos y les pagues, y del derecho a la desconexión digital, así que revísalo antes de poner a nadie en un turno de tarde.
