Anna Sheronova
In het kort
Automatiseer de berichten van je sportschool die voor iedereen hetzelfde zijn en op een bekend moment komen, laat een mens de berichten goedkeuren die afhangen van wie ze krijgt, en houd de verkoop, achterstallige betalingen, blessures en klachten bij je team.
- Wat vanzelf uitgaat: Bevestigingen, herinneringen, het eerste antwoord op een formulier en een welkom.
- Waar AI past: Een AI-agent beantwoordt routinevragen in de chat en geeft de rest aan een mens.
Je sportschool automatiseren klinkt als het antwoord op de inhaalslag op zondagavond: een betaling om na te jagen, berichten die je tussen de lessen miste, boekingen om te verzetten. Veel van dat regelwerk is elke week hetzelfde, dus de vraag is welke van die berichten zonder jou kunnen uitgaan.
Deze gids gaat over de berichten die je sportschool stuurt en beantwoordt, niet over facturatie, toegangscontrole of boekingssoftware.
Berichten die de automatisering verstuurt
Bevestigingen, herinneringen, het eerste antwoord op een websiteformulier en een welkom nadat iemand lid werd, kunnen allemaal uitgaan zonder dat iemand op verzenden drukt. Een automatisering kan starten bij een nieuwe lead, een boeking, een annulering, een bezochte les, een no-show, een nieuw of opgezegd abonnement, of een verjaardag. Boekingen en abonnementen komen uit je boekingssysteem, afhankelijk van welke tools gekoppeld zijn.
Op WhatsApp is elk van deze berichten een template, ingevuld met de naam van de persoon, de lestijd en de coach, in de eigen taal van het lid. Daar komt geen AI aan te pas.
Berichten die uitgaan na jouw akkoord
Sommige berichten hebben een bekend moment, maar hun woorden of wat er op het spel staat hangen af van wie ze krijgt. Software kan ze klaarzetten, en een mens kijkt voordat ze uitgaan. Een berichtje na een gemiste les hoort hier, vooral een tweede. Dat geldt ook voor een seizoensaanbieding, een check-in na weken wegblijven en een verjaardagsbericht.
Een verjaardag klinkt als routine. Hetzelfde hartelijke berichtje komt anders aan bij iemand die vorige week opzegde of een conflict met je heeft. Alleen wie aan je balie staat, weet wie dat is.
Een bericht kan op twee manieren wachten:
- Op goedkeuring. Het staat in de chat tot iemand van je team het verstuurt of overslaat.
- Als kaart met een tijd. Het gaat vanzelf uit op de getoonde tijd, tenzij iemand het overslaat.
Duwtjes naar een nieuwe lead zitten ertussenin, en de gids over leads opvolgen laat zien hoeveel opvolgberichten je stuurt voordat je stopt.
Vragen die de AI-agent beantwoordt
Een AI-agent beantwoordt de vragen die mensen je sportschool sturen, met je eigen rooster, prijzen en regels, en geeft de rest door aan je team. Op WhatsApp moeten automatische antwoorden een duidelijke manier bieden om een mens te bereiken.
Onze AI-agent antwoordt op WhatsApp, in de websitechat en aan de telefoon, en beslist ook wanneer hij de gegevens van een lead bewaart en wanneer hij een WhatsApp-template stuurt op een moment dat jij beschrijft. Hij boekt afhankelijk van welke tools aan hem gekoppeld zijn.
Welke AI-agent je ook gebruikt, kijk wanneer hij overdraagt. De onze biedt aan een gesprek aan je team door te geven als het gaat over geld dat al betaald is, een uitzondering op de regels, een klacht, een blessure of een medische aandoening, en draagt meteen over als iemand om een mens vraagt. Je eigen regels komen daar bovenop.
Antwoordt je team in de chat, dan stapt de agent terug tot je hem het gesprek teruggeeft of de chat 72 uur stil is geweest.
Zijn de avonden je probleem, kijk dan ook naar de andere manieren om je avonden op te vangen.
Volgende stappen die een AI-stap kiest (in ontwikkeling)
Een automatisering kan nu een AI-stap bevatten. De stap leest het antwoord van de persoon op je laatste bericht en kiest een van de uitkomsten die jij benoemde. Elke uitkomst leidt naar een stap die al bestaat: een bericht dat je vooraf schreef, een wachttijd, of een taak voor je team. We voegen deze stap toe aan onze automatiseringen.
Stel dat Lisa Jansen om 21:12 op je opvolgbericht antwoordt met “Drukke maand op mijn werk. Kan ik in november beginnen?” Een vaste regel ziet alleen dat ze antwoordde. Een AI-stap kan het opvatten als “nu even niet” en de tak nemen die jij daarvoor instelde: drie weken wachten en dan een check-in sturen die jij schreef. Haar vraag krijgt nog steeds antwoord in de chat, van je AI-agent of je team.
Een AI-stap heeft vangrails nodig voordat hij je leden bereikt:
- Weinig uitkomsten, vooraf benoemd. Drie die je elk in een zin uit elkaar houdt, zoals wil boeken, nu even niet en iets anders.
- De uitkomst die ertoe doet, gaat naar een mens. Alles wat onduidelijk is, wordt een taak voor je team, net als alles over geld of gezondheid.
- Hij leest het antwoord, niet de geschiedenis. Benoem uitkomsten die één bericht kan laten zien, en laat oordelen over de hele relatie aan een mens.
- Probeer hem uit voordat hij live gaat. Test hem met de antwoorden die leden echt sturen en kijk waar elk antwoord terechtkomt.
Berichten die een mens schrijft
Een handvol berichten waarmee je sportschool een gesprek begint, hoort altijd van een mens te komen. De woorden hangen af van wat er gebeurde, en er moet iemand zijn voor het antwoord.
- Een betaling najagen na één neutrale herinnering. Eén automatisch berichtje dat een betaling mislukte, is prima. Daarna schrijft een mens, want het lid staat misschien op het punt weg te gaan of zit krap bij kas.
- Alles na een klacht of een blessure. Pauzeer hun automatische berichten en schrijf zelf. Een routineherinnering de volgende dag komt over alsof niemand luisterde.
- Een terugwinbericht aan iemand die boos vertrok. Een vriendelijke template kan de ruzie oprakelen, dus een mens beslist of je überhaupt schrijft.
- Contractwijzigingen. Een nieuwe prijs, nieuwe voorwaarden of iemands abonnement beëindigen roepen vragen op, en er moet iemand klaarstaan om ze te beantwoorden.
- Het aanbod na een proefles. Dat komt van de coach die de les gaf, en wat je na een proefles stuurt laat zien wat eromheen kan draaien.
Welke berichten van je sportschool je automatiseert, en waar je begint
| Wie het verstuurt | Waarom | |
|---|---|---|
| Het eerste antwoord op een formulier | De automatisering | Voor iedereen hetzelfde, en het moet aankomen terwijl de lead nog aan het rondkijken is |
| Een boekingsbevestiging of proeflesherinnering | De automatisering | Voor iedereen hetzelfde, op een moment dat de boeking bepaalt |
| Een opvolgduwtje naar een lead | De automatisering, en het laatste kan op jouw akkoord wachten | De eerste duwtjes zijn voor iedereen hetzelfde, en het laatste hangt af van wat je over de lead weet |
| Een no-showbericht | Na jouw akkoord | Een eerste gemiste les en een vierde vragen andere woorden |
| Het aanbod na een proefles | Een mens | De verkoop gebeurt in de zaal |
| Een verlengingsherinnering | De automatisering | Voor iedereen hetzelfde, en de datum is bekend. Vragen over de prijs gaan naar een mens |
| Een betalingsprobleem | De automatisering één keer, daarna een mens | Na één neutrale herinnering vraagt geld om het oordeel van een mens |
| Een blessure die in een chat wordt genoemd | Een mens | De AI-agent biedt aan het meteen aan je team door te geven, en geen template hoort erop te antwoorden |
| Een lid dat stil is geworden | Na jouw akkoord, daarna gaat een mens verder | Software kan de gemiste bezoeken opmerken waar je boekingssysteem gekoppeld is, en een mens zoekt uit waarom |
Waar je begint. Begin met één automatisering, die waar het het meeste pijn doet. Dat kan de lesherinnering zijn als no-shows het probleem zijn, of een eerste antwoord dat nu tot maandag wacht. Stuur hem eerst naar je eigen telefoon en lees hem zoals een lid hem leest. Lees daarna twee weken elk antwoord dat hij krijgt en verander wat mensen verkeerd begrijpen.
De WhatsApp-automatiseringen van Regymo zetten we samen met je op: jij bepaalt de verzendtijden en welke berichten op je akkoord wachten, en je kunt zelf een automatisering uitzetten of de automatische berichten voor één persoon pauzeren.
Vragen die mensen ook stellen
Gaan automatische berichten mijn leden irriteren?
Niet de berichten die ze verwachten, zoals een herinnering voor hun les of een bevestiging van een boeking. Ze irriteren als een template zich voordoet als mens, op het verkeerde uur komt, of doorgaat nadat iemand antwoordde.
Mijn boekingssysteem stuurt al herinneringen. Heb ik nog iets anders nodig?
Niet voor de herinneringen: stuur dezelfde niet twee keer. Kijk wat het systeem al doet voordat je iets toevoegt: wie antwoordt als iemand op een herinnering reageert, of een lead die niet boekte nog iets van je hoort, en hoe een vraag bij iemand aan de balie komt. Voeg alleen toe wat het laat liggen.
Wie schrijft de automatische berichten?
Jij, één keer, voordat er iets uitgaat. Meta beoordeelt een template als hij wordt aangemaakt en opnieuw bij elke wijziging, dus een aangepaste tekst gaat eerst terug ter goedkeuring voordat je hem gebruikt.
